Jaarlijks voeren Nederlandse werkgevers zo’n 4.5 miljoen functioneringsgesprekken. Dit komt neer op zo’n 8 à 15 functioneringsgesprekken per werkgever. Dit is dan ook niet niks. Deze functioneringsgesprekken zijn namelijk belangrijk voor zowel de werknemer als de werkgever. Een goede voorbereiding draagt bij aan een soepel verloop van deze gesprekken. In dit artikel lees je hoe je je hier als werkgever het beste op voorbereid.
Neem het gesprek serieus
Voor zowel de werknemer als de werkgevers is het voeren van een functioneringsgesprek een spannend moment. In een functioneringsgesprek komen beide partijen aan woord en wordt het wederzijds functioneren besproken. Het voeren van een functioneringsgesprek is dus ‘serious business’. Neem dit functioneringsgesprek serieus om tot een goed gesprek te komen. Als je op de oppervlakte blijft komen de echt belangrijke onderwerpen niet naar boven dus wees niet bang om de diepte in te gaan.
Neem de tijd
Een functioneringsgesprek is dus een serieuze zaak en moet niet even snel tussendoor ingepland worden. Neem de tijd voor dit gesprek en zorg dat er ruimte is voor eventuele uitloop. Zo hoef je de laatste onderwerpen niet gehaast af te ronden maar worden alle punten uitvoerig besproken. Omdat een functioneringsgesprek maar één à twee keer per jaar gehouden wordt is het fijn om de tijd te nemen.
Weet wat je gaat bespreken
Noteer van te voren een aantal punten die je sowieso gaat bespreken. Dit kunnen standaard onderwerpen zijn die voor al je werknemers gelden of onderwerpen die passen bij de desbetreffende werknemer. Dit hangt af van de organisatie en de persoonlijke situatie van de werknemer. Hoe dan ook is het fijn om je punten op papier te zetten zodat je hier altijd op terugkomt, ook als het gesprek een d-tour neemt door wat je werknemer vertelt. Tevens zorgt een planning voor rust, iets wat goed van pas komt bij een gesprek als deze.
Bereid je op verschillende scenario’s voor
Jij als werkgever kunt je natuurlijk op en top voorbereiden door van te voren een planning te maken en voldoende tijd in te plannen voor het functioneringsgesprek. Toch loopt een gesprek nooit helemaal volgens planning. Je weet namelijk niet met welke onderwerpen of vragen je werknemer komt. Houdt rekening met verschillende scenario’s en je komt niet voor onverwachte verrassingen te staan. Zo weet je altijd hoe je moet reageren en hoef je bepaalde onderwerpen niet te parkeren voor een later moment. Alles bespreken in dit ene functioneringsgesprek is wel zo fijn voor beide partijen.