Niets is zo vervelend als klanten die niet betalen. Jij levert je product of dienst en wilt hier vanzelfsprekend voor betaald worden. Helaas denkt niet elke klant op deze manier en komt het voor dat klanten te laat of zelfs helemaal niet betalen. Wellicht heeft je klant hier een goede reden voor, maar dat neemt niet weg dat jij hier ook de gevolgen van ervaart. Wellicht dat jij nu niet meer in staat bent om je leveranciers te betalen of dat je niet uitkomt met het betalen van de huur van je bedrijfspand. Het liefst wil je niks te maken hebben met wanbetalers.
Niet betalende klanten laten betalen
Om wanbetalers te voorkomen is het raadzaam om de afspraken met klanten duidelijk op papier te zetten. Zo hebben jullie beide zwart op wit staan wat jullie samen overheen zijn gekomen. Dit fungeert dan als een stok achter de deur. Mocht het toch zover komen dat je klanten niet betalen, volg dan onderstaande stappen.
Stap 1
Deze eerste stap houdt het bellen van je klant in. Communicatie door middel van persoonlijk contact praat een stuk makkelijker en kom je vaak het verst mee. Je legt vriendelijk aan je klant uit dat de betalingstermijn is verstreken en dat je via deze weg een herinnering ‘stuurt’ om de openstaande factuur te betalen.
Stap 2
Deze stap zet je in op het moment dat er geen actie is ondernomen na jouw herinnering. De consequentie van dit is dat er vervolgstappen worden ondernomen vanuit jouw kant. Bij stap 2 breng je je klant op de hoogte van deze vervolgstappen. Voorbeelden van vervolgstappen zijn het stoppen met leveren van producten of het inhuren van een advocaat.
Stap 3
In stap 3 ga je je eigen documentatie na. Zorg ervoor dat je documentatie op orde is zodat je op de juiste informatie terug kan vallen. Geef je de vordering bijvoorbeeld uit handen? Dan is het cruciaal dat je de juiste documenten van de niet betalende klant bij elkaar hebt gebundeld. Deze stap gaat dus eigenlijk in vanaf het moment dat iemand klant bij je wordt. Vanaf het eerste moment is het raadzaam om alles goed te documenteren en bij te houden.
Stap 4
In deze laatste stap is het van belang om te bekijken wat jouw opties zijn als deze klant echt niet gaat betalen. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat jij jouw onderneming verliest omdat je te maken hebt met een niet betalende klant. Zorg dus voor een buffer die zulke ongemakken opvangt. Mocht je hier echter meermaals tegenaan lopen, dan is een debiteurenverzekering iets om over na te denken.